Saat ini sudah banyak perusahaan yang mengijinkan para
calon karyawan untuk mengirimkan lamarannya lewat email. Hal ini tentunya
menguntungkan baik bagi perusahaan maupun pelamar.
Bagi
perusahaan, ini akan mengurangi jumlah surat lamaran dalam bentuk kertas yang
harus mereka terima dan arsipkan. Selain itu, lebih mudah bagi perusahaan
untuk mengirimkan balasan surat lamaran berbentuk email tersebut ke para
pelamarnya.
Bagi
calon karyawan, ini akan menolong mereka untuk mengirimkan lamaran secara
cepat. Jika anda mengirimkan lamaran ke banyak perusahaan, dengan mudah anda
dapat mengkopi email lamaran anda sebelumnya dan menyesuaikannya.
Isi
surat lamaran di email, sama dengan isi surat lamaran biasa. Perbedaaannya
hanya pada cara pengirimannya saja. Sehingga semua tips & trick menulis
surat lamaran kerja (silakan klik) tetap perlu anda ikuti.
Berikut
ini tips dan trick menulis dan mengirimkan surat lamaran di email.
1. Judul Email
Judul
email anda haruslah menolong penerimanya untuk segera mengetahui maksud dari
email anda. Karena itu tuliskan judul yang jelas tetapi singkat. Sebagai
contoh, anda dapat menuliskannya sebagai berikut “Lamaran untuk Posisi
Manajer Pemasaran”.
Catatan : Baca dengan
baik iklan lowongan kerja tersebut. Sering kali mereka meminta anda
menuliskan kode tertentu di judul atau subject email anda. Terutama jika pada
saat yang bersamaan mereka mempunyai beberapa lowongan pekerjaan.
2. Dimana Surat Lamaran Ditulis
Apakah
surat lamaran ditulis di badan email atau di file tersendiri. Sesuai
ketentuan umum berbagai perusahaan yang bergerak di bidang recruiting baik
perusahaan nasional maupun multinational. Bahwa surat lamaran
(cover
letter) dapat langsung ditulis pada badan email (di dalam email).
3. Bagaimana dengan Resume
Jangan
menulis resume anda di badan email. Tuliskan dalam file tersendiri dan
jadikan sebagai lampiran (attach) email anda.
4. Jenis File Attachment yang Dikirim
Pada
umumnya perusahaan akan menuliskan pada iklan lowongan kerjanya, jenis file
yang boleh anda kirim. Walaupun umumnya meminta file MS Word, terkadang
mereka mengijinkan anda untuk mengirimkan file berformat pdf atau xls atau
txt. Jika tidak disebutkan, kirimkan resume anda dalam file MS Word (.doc).
5. Ukuran/Bobot (Size) Email
Usahakan
ukuran email anda termasuk lampirannya (attach) tidak melebihi 300 kb. Ukuran
email ini terutama dipengaruhi oleh ukuran file yang di-attach (dilampirkan).
Karena itu periksa besar file yang anda lampirkan. Jika anda diminta
menyertakan foto, jangan masukkan file foto yang size-nya (bobot filenya)
terlalu besar. Perkecil size-nya (bobot filenya) dengan menggunakan berbagai
jenis program photo editor.
6. Dijadikan Satu dalam Bentuk ZIP
Bentuk
file zip adalah bentuk file yang dimampatkan (dipadatkan) dan saat ini sudah
umum dilakukan. Bahkan banyak perusahaan yang meminta agar file-file yang
dilampirkan (di attach) dijadikan satu dalam sebuah file zip. Sehingga selain
size-nya (ukuran file) menjadi lebih kecil/ringan, juga jumlah file yang
dikirim (di attach) menjadi hanya satu file. Ini memudahkan pihak perusahaan
dalam mendokumentasikan dan menyortir file-file dari pelamar.
7. File Attachment yang Terlalu Besar Akan Diabaikan
Dapat
anda bayangkan sendiri, bila anda menerima kiriman file di email yang
size-nya besar, misalkan sampai lebih dari 1 MB. Tentunya anda malas untuk
membukanya (men-download-nya). Demikian juga dengan perusahaan yang menerima
email lamaran kerja anda. Bila file attach-nya terlalu besar, otomatis
perusahaan tersebut akan malas untuk membuka/mendowload file kiriman anda. Dengan
kata lain anda telah gagal hanya di masalah pengiriman email saja. Jadi
ikutilah tips nomor 5 di atas.
8. Lakukan Uji Coba Pengiriman Email
Untuk
surat lamaran yang dikirim lewat email, selain melakukan proof read, anda
juga perlu melakukan uji coba pengiriman. Lakukan ini dengan mengirimkan
email lamaran anda, lengkap dengan attachment-nya ke alamat email anda yang
ainnya.
Tentunya jangan kirimkan email percobaan tersebut ke email perusahaan yang
anda tuju. Dengan melakukan uji coba terlebih dulu, maka anda dapat melihat
sendiri hasil pengiriman email anda tersebut. Untuk kemudian dilakukan
perbaikan-perbaikan bila diperlukan.
Uji
coba pengiriman email ini SANGAT DIPERLUKAN. Karena sering kali format email
yang anda kirim berubah setelah sampai di alamat email lain. Misalkan
mengirimkan email dari Yahoo ke Gmail, atau sebaliknya.
Jika
anda hanya mempunyai satu alamat email, anda bisa membuat alamat email baru
di Yahoo, Gmail, atau Hotmail (silakan klik) atau yang lainnya.(source : chiber.com)
|